Weiterleiten von Scans

Scans weiterleiten

Mit der Funktion „Scans weiterleiten“ werden Scans in VERISCORE an andere Benutzer übergeben, sodass z.B. Nutzer 1 (z.B. Berater) einen Scan an einen Nutzer 2 (z.B. Assistenz) weiterleitet, welcher die weitere Bearbeitung und Vervollständigung des Legitimationsprozesses in VERISCORE übernimmt. Nach der Weiterleitung ist der Scan beim ursprünglichen Nutzer 1 schreibgeschützt und mit einem Hinweis versehen, an wen der Scan weitergeleitet wurde. Beim Empfänger Nutzer 2 erscheint der Scan im Eingang und wird hier wie gewohnt weiterbearbeitet.

Voraussetzungen

• Der Nutzer verfügt über die Berechtigung „Scans weiterleiten“. Bitte wenden Sie sich hierzu an Ihren VERISCORE-Administrator.
• Der Scan ist nicht archiviert oder durch einen anderen Benutzer gesperrt.
• Der Empfänger ist in VERISCORE angemeldet und zur Weiterleitung berechtigt.

Aufruf der Funktion

• Öffnen Sie im Eingang einen vorhandenen Scan.
• Klicken Sie im geöffneten Scan oben rechts auf das Dreipunkt-Menü (⋮).
• Wählen Sie den Eintrag „Scan weiterleiten“.

Anschließend öffnet sich der Dialog zur Auswahl des Empfängers.

Auswahl des Empfängers

• Im Dialog „Scan weiterleiten“ wird eine Liste aller verfügbaren Benutzer angezeigt, an die der Scan weitergeleitet werden kann.
• Wählen Sie den gewünschten Benutzer aus und bestätigen Sie mit „Weiterleiten“.
• Optional kann zusätzlich ein Kommentar eingetragen werden (z. B. „Bitte übernehmen“ oder „Zur Prüfung“).

Nach der Bestätigung wird der Scan an den ausgewählten Benutzer übergeben.

Verhalten nach der Weiterleitung

Beim Absender

Der Scan bleibt sichtbar, ist aber gesperrt (read-only). Es erscheint der Hinweis: „Scan wurde an [Empfängername] weitergeleitet“. Eine erneute Weiterleitung durch den Absender ist nicht möglich.

Beim Empfänger

Der Scan erscheint automatisch im Eingang des Empfängers. Der Empfänger kann den Scan vollständig bearbeiten.

Hinweise

• Eine Weiterleitung an sich selbst ist nicht möglich.
• Archivierte Scans oder Scans mit aktivem Bearbeitungsstatus können nicht weitergeleitet werden.
• Jede Weiterleitung wird im Audit-Trail protokolliert (inkl. Datum, Absender, Empfänger und Kommentar).
• Eine Rücknahme der Weiterleitung ist nicht vorgesehen.
• Sollte ein Scan einmal nicht dem erwarteten Empfänger zugewiesen werden, so wird dieser automatisch dem veri admin zugewiesen und muss von diesem dann an den entsprechenden Benutzer weitergeleitet werden.

Typische Anwendungsbeispiele

Assistenz:

Der Berater scannt im Kundentermin ein Dokument und leitet es an seine Assistenz weiter. Die Personen-Neuanlage oder Bestandsdatenänderung wird von der Assistenz durchführt.

Fachliche Prüfung:

Ein Mitarbeiter prüft einen weitergeleiteten Scan und gibt ihn anschließend zur Bearbeitung frei.

Vertretung bei Urlaub oder Krankheit:

Scans, die noch nicht in VERISCORE weiter bearbeitet wurden, können im Vertretungsfall an Kollegen innerhalb derselben Organisationseinheit weitergeleitet werden.

Zusammenfassung

VERISCORE ist aufgrund des durchgängigen digitalen Prozesses und der hierdurch dargestellte schnelle und sichere Bearbeitung auf einen fallabschließenden Legitimationsprozess durch einen Nutzer ausgerichtet. Die Funktion „Scans weiterleiten“ ermöglicht für besondere Nutzergruppen und Vertretungsfälle auch eine arbeitsteilige Bearbeitung und strukturierte Weitergabe von Dokumenten innerhalb der Sparkasse. Dies vereinfacht interne Abläufe, stellt sicher, dass Scans gezielt bearbeitet werden, und sorgt durch die Nachvollziehbarkeit im Audit-Trail für volle Transparenz und Prozessoptimierung über alle Weiterleitungsvorgänge hinweg.